Myyntilaskutus ja sen onnistuminen on erittäin kriittinen toiminto. Jos laskutusprosessi epäonnistuu tai horjuu viiveiden takia, voi koko yrityksen toiminta heikentyä epävarman maksuvalmiuden vuoksi.
Yleensä asiakkaalle myydyn tuotteen tai palvelun kulut tulevat maksettavaksi ennen kuin suoritus saadaan asiakkaalta. Tämän vuoksi laskutusprosessin suunnittelu ja hoitaminen tehokkaasti on tärkeää. Laskutus on myös osa yrityksen imagoa ja asiakaspalvelua, koska se näkyy juuri yrityksen asiakkaille.
1. Asiakasrekisterin huolellinen täyttäminen ja jatkuva ylläpito
Useissa taloushallinnon ohjelmistoissa ostoreskontraa ja myyntireskontraa varten on omat rekisterit. Asiakasrekisteri pitää sisällään tietoja mm. asiakkaiden nimistä, toimitus- ja laskutusosoitteista, maksuehdoista, alv-numeroista, asiakaskohtaisista alennuksista, projektitunnuksista ja yhteystiedoista. Huomioithan, että usein maksukehotukset lähetetään postitse, joten tänä sähköisen laskutuksen aikana myös postiosoite tulee olla oikein. Asiakasrekisteristä nähdään myös myyntisaamisten tili, johon kyseisen asiakkaan myyntisaamiset kirjataan.
2. Laskutusohjelma ja laskutuspohjat
Onko sinulla valmiit laskutuspohjat tai käytätkö laskutusohjelmaa? Vaikka kirjanpitäjä hoitaisikin lain vaatimat velvoitteet, voit kuitenkin hoitaa esimerkiksi laskuttamisen itse. Markkinoilta löytyy sekä ilmaisia että maksullisia laskutusohjelmia ja laskupohjia, joita sinä yrittäjänä voit käyttää myyntilaskutuksen tehostamiseen. Helpoimmillaan lasku voidaan tehdä tekstinkäsittelyohjelman tai taulukko-ohjelman kautta. Muista kuitenkin, että teet laskun millä ohjelmalla tahansa, tulee siinä aina olla tietyt asiat, kts. tärpit alta.
3. Myyntilaskujen oikeellisuus
Tarkista, että olet tehnyt kaikki myyntilaskut ja ole huolellinen, että olet merkinnyt oikean ALV-koodin laskulle. Jos laskutat Suomen ulkopuolelle, tutustu huolella säädäntöihin, jotka koskevat myyntiä EU:ssa ja EU:n ulkopuolella.
Myyntilaskuissa on oltava: laskun antamispäivä ja sen juokseva tunniste, myyjän ja ostajan alv-tunnisteet (huom. käännetty verovelvollisuus), myyjän ja ostajan nimi sekä osoite, tavaroiden tai palveluiden määrä ja laji, toimitus-, suoritus- tai maksupäivä, veron peruste verokannoittain, hinta ilman veroa sekä annetut hyvitykset ja alennukset, arvonlisäveron verokanta ja suoritettavan veron määrä (myös mahdollinen merkintä verottomuudesta) sekä muutos- tai hyvityslaskuissa viittaus aiempaan laskuun.
4. Myyntireskontra
Taloushallinnossa laskutustiedot siirtyvät myyntireskontraan, jossa valmiista laskusta muodostuu myyntireskontratapahtuma ja pääkirjanpidon kirjaukset. Myyntireskontrassa seurataan, kuinka paljon saatavia yrityksellä on ja miten asiakkaat maksavat heille lähetetyt laskut. Myyntireskontran päätehtävät ovat suoritusten kohdistaminen, avointen saamisten seuranta ja mahdolliset perintätoimenpiteet.
Meillä Suomessa suoritusten kohdistamiseen käytetään viitenumerojärjestelmää. Jos asiakas on käyttänyt maksaessaan oikeaa viitenumeroa, voidaan tapahtuma kohdistaa automaattisesti myyntireskontrassa. SEPA-uudistuksen myötä viitenumerojärjestelmää voidaan käyttää kotimaisten laskujen lisäksi myös kansainvälisissä laskuissa. Jos laskun maksutiedoissa on virhe, esimerkiksi virheellinen viitenumero tai summa, joudutaan tapahtuma käsittelemään manuaalisesti.
Myyntireskontraprosessi päättyy laskun kohdalta, kun suoritus saadaan. Jos asiakkaan maksua ei saada ajallaan, joudutaan ryhtymään toimenpiteisiin maksun saamiseksi.
5. Perintä ja arkistointi
Yleensä ensimmäinen perintätoimenpide on maksukehotuksen lähettäminen muutaman päivän päästä eräpäivästä. Jos maksu ei tule kehotuksesta huolimatta, lähetetään maksuhuomautus, joka on yleensä kirjoitettu hiukan tiukempaan sävyyn ja saattaa sisältää huomautusmaksun. Useimmissa kirjanpidonjärjestelmissä maksukehotuksen ja -muistutuksen lähettäminen pystytään automatisoimaan, jolloin määritellään millä viiveellä ne lähetetään ja millainen teksti niissä on.
Mikäli muistutuksista huolimatta maksua ei saada, on syytä ryhtyä perintätoimenpiteisiin, ja saatavien perintää säätelee perintälaki. Asiakkaalle voidaan lähettää korkolasku, jossa peritään viivästyskorkoa myöhästyneestä maksusta. Viivästyskoron määrästä ja perinnästä säädetään korkolaissa. Perintätoimia on myös tratta ja oikeudellinen perintä. Jos asiakas ei maksa laskuaan tratan määräämään eräpäivään mennessä, tieto julkaistaan Suomen Asiakastieto Oy:ssä ja talousalan lehdissä. Maksamattomuudesta seuraa myös merkintä luottotietoihin. Monet yritykset hyödyntävät saatavien perinnässä perintätoimistoja.
Myyntilaskujen arkistoiminen kannattaa tehdä sähköisesti. Se on tehokkaampaa, kannattavampaa ja säästää tietysti tilaa. Sähköiseen arkistointiin on tarjolla useita eri vaihtoehtoja. Arkistoinnin voi hoitaa itse tai sen voi antaa ulkopuolisen tahon tehtäväksi.
