Aamulla tiimipalaveri, heti perään myyntipalaveri. Sitten vastaukset muutamaan työntekijää askarruttavaan kysymykseen työtehtävän suorittamisesta, lomapäivistä tai huolista tiimissä. Kirjanpitäjälle nopeasti puuttuvat kuitit ja oikeat tilit viime kuun ostolaskuista. Muista tarkistaa Pirkon bonukset sekä tilatut lounassaldot ja ilmoittaa ne palkanlaskijalle vielä tällä viikolla! Hiki valuu ja pulssi nousee, onneksi kohta on lounas. Iltapäivällä tiedossa on vielä muutaman uuden asiakkaan kontaktointi ja kehityskeskustelujen toinen aalto. Jos aikaa jää, voisi tehdä muutaman myyntilaskun. Tietenkin ne voi tehdä myös illalla kotona tai viikonloppuna. Kyllä perhe ymmärtää, tätähän se yrittäjän arki on.
Toimari, tunnistitko itsesi?
Monissa yrityksissä toimitusjohtaja on samanaikaisesti yrityksen henkilöstöjohtaja, myyntijohtaja, talousjohtaja, kehitysjohtaja, logistiikkapäällikkö, aulaemäntä ja assistentti. Tämä on täysin normaali käytäntö pienissä yrityksissä, keskijohdon ja hallinnon kustannuksiin ei ole varaa.
Missä vaiheessa kannattaa hankkia oma toimistoassistentti?
Tarkkaa henkilökuntarajaa tai liikevaihtoluokkaa on vaikea määrittää, sillä jokainen yritys ja toimiala on erilainen. Enemmänkin on kyse tehtävälistan pituudesta, milloin yritykseen tarvitaan assistenttia hoitamaan erilaisia hallinnon tehtäviä.
Toimistusjohtaja on yllättävän nopeasti tilanteessa, jossa johdon tärkeät tehtävät laahaavat kiireellisempien tehtävien perässä. Silloin herkästi liiketoiminnan kehittäminen, laskutus, kuittisavotta, tarviketilaukset ja jopa lisämyynti uhkaavat jäädä jalkoihin. Kiireessä hoidetaan vain välttämättömimmät ja toiminnan jatkuvuuden kannalta elintärkeät asiat, kuten palkat, kahvit ja ostolaskut. Uuden kehittäminen ja markkinointi jäävät valitettavasti tehtävälistan hännille.
Toimistoassistentin palkkaaminen vs. ulkoistaminen – kumpi kannattaa?
Mikäli yrityksen kulurakenne kestää, kannattaa harkita vakavasti sihteerin palkkaamista. Toinen vaihtoehto voisi olla assistentin hankkiminen palveluna. Tämä on kustannustehokas vaihtoehto ennen oman sihteerin palkkaamista. Palveluna ostettu assistentti laskuttaa vain niistä tunneista, jotka tehtävien suorittamiseen kuluu.
Meidän Virtuaaliassareiden keskiarvoinen toimeksiannon tuntimäärä on 30 tuntia kuukaudessa, joka tarkoittaa 4 työpäivää kuukaudessa. Tässä ajassa saadaan hyvin hoidettua pienen yrityksen talousassistentin, HR-assistentin tai johdon sihteerin tehtävät. Tai vaikka vähän kaikkea.
Meillä perehdytys ei vie toimarin kallisarvoista aikaa paria tuntia enempää. Kaikista toimeksiannoista tehdään kirjalliset ohjeet, jotka voi sopimuksen päättyessä lunastaa itselleen oman sihteerin perehdytystä helpottamaan.
Pienilläkin tuntimäärillä saadaan iso muutos aikaan ja toimari voi jälleen keskittyä omaan osaamisalueeseensa sekä yrityksen ydintoimintaan.
