Sopimus – nimi alle ja mappiin. Siinä se, eikö vaan? Nykyään vaatii hieman enemmän työtä, jotta tehdyistä sopimuksista ei koidu yritykselle ongelmia. Ja kukapa nyt ongelmia haluaisi huonon sopimuksen takia.
Hyvä sopimus on yritykselle voimavara
Huolellisesti laaditut sopimukset ja yhtenäinen sopimushallinto ovat oleellinen osa yrityksen kilpailukykyä. Oikein käytettynä sopimuksilla voidaan minimoida liiketoiminnalle kohtalokkaitakin taloudellisia riskejä, mutta myös maksimoida mahdollisuuksia. Sopimushallinnan tulisi ulottua sopimuksen koko elinkaaren ajan, aina sopimuksen laadinnasta sen jälkeisiin tehtäviin, kuten toteutuksen valvontaan, maksujen hallintaan ja asiakirjojen säilyttämiseen ja sopimusrekisterin ylläpitoon.
Hyvät sopimukset ja sopimusehdot ovat yritykselle strateginen voimavara, jotka parhaimmillaan mahdollistavat paremman menestyksen markkinoilla, asetettujen tavoitteiden saavuttamisen ja auttavat jopa pysymään laaditussa budjetissa sekä tukevat asiakastyytyväisyyttä. Sopimusten kanssa ei siis kannata hutiloida.
Hyödynnä valmiita pohjia
Valmiit sopimuspohjat helpottavat sopimusten tekoprosessia, ja niiden avulla voi varmistua, ettei mitään olennaista jää sopimukseen kirjaamatta. Ja tokihan ne myös nopeuttavat varsinaista prosessia, kun ei tarvitse joka kerta kirjoittaa samoja asioita alusta alkaen.
Monilla yrityksillä on käytössään myös vakiosopimusehtoja, jotka liitetään automaattisesti mukaan kaikkiin sopimuksiin.
Milloin sopimuksesta voi irtautua?
Vaikka sopimus olisikin oikeaoppisesti laadittu, välillä tulee vastaan tilanteita, että tehdystä sopimuksesta on päästävä irtautumaan. Pelkkä normaaliksi katsottava muutos olosuhteissa ei riitä siihen, että sopimusvelvoitteet voi jättää täyttämättä. Ainoastaan ylivoimainen este, niin sanottu force majeure -tilanne, sallii sopimuksen purun.
Ylivoimainen este tarkoittaa sellaista jommallekummalle sopimusosapuolelle ilmaantunutta yllättävää ja ennalta arvaamatonta tapahtumaa, joka estää sopimuksenmukaisen suorituksen tekemisen. Ylivoimainen este on aina sen kohdanneelle sellainen tapahtuma, johon ei voi valmistautua. Ylivoimainen este voi olla esimerkiksi sota, luonnonmullistus tai viranomaisen antama kielto tai määräys.
Koronan kaltaiset pandemiat eivät tyypillisesti ole kuuluneet em. ylivoimaisten esteiden piiriin. Nyt voisikin olla hyvä hetki tarkistaa ja tarvittaessa päivittää valmiiden sopimuspohjien force majeure -lausekkeet!
Ennaltaehkäise sopimusriskejä selkeillä prosesseilla, riskikartoituksella ja vastuuhenkilöllä
Sopimuksiin liittyy myös monenlaisia riskejä. Tyypilliset riskit liittyvät sopimuskumppaniin, kuten tämän maksuvelvollisuuksien täyttämiseen tai muiden ehtojen, kuten toimitusajankohdan tai salassapitovelvollisuuden noudattamiseen. Toimiva sopimushallinta mahdollistaa sopimusten riskikartoituksen, selkeät prosessit sekä vastuuhenkilön hoitamaan sopimuksia.
Niin ison kuin pienenkin yrityksen olisi hyvä nimetä sopimushallintaan yksi henkilö, jonka vastuulla on asiakirjapohjien, sopimusten ja toimintatapojen oikeellisuus. Teidän yrityksessänne se voisi olla vaikkapa Virtuaaliassari – meillä on monialaista kokemusta myös sopimusasioissa.
