Hyvin organisoitu työympäristö on avain tuottavuuden maksimointiin missä tahansa työpaikassa, ja sama pätee myös yrittäjyyteen. Sotkuinen työtila voi heikentää motivaatiota, keskittymistä ja yleistä tehokkuutta.
Tässäpä siis muutamia vinkkejä toimiston tai työpisteen pitämiseen järjestyksessä, jotta saat enemmän aikaan ja tunnet olosi paremmaksi tilassa, jossa työskentelet.
1. Aloita puhtaalta pöydältä
Ensimmäinen askel toimistotyön järjestämisessä on aloittaa puhtaalta pöydältä. Hankkiudu eroon kaikesta, mitä et tarvitse tai josta ei ole enää hyötyä. Käy läpi ja heitä pois vanhat paperit, laitteet ja muut tavarat, jotka vain vievät tilaa. Kun olet selvinnyt sotkusta, on helpompi nähdä, mitä sinun on säilytettävä ja mitä voit säilyttää muualla.
Käy läpi myös digitaalinen työpöytä. Poista turhat tiedostot ja arkistoi tärkeät niin, että löydät ne jatkossa helpommin. Vaikka nämä sotkut eivät ole jatkuvasti näkyvillä, vaikuttavat ne kuitenkin helposti mielentilaamme ja lisäävät turhaa stressiä.
2. Digitalisoi kaikki mahdollinen
Turhia papereita ei kannata jättää nurkkiin pyörimään, jos ne voi säilyttää digitaalisessa muodossa. Skannaa tai ota kuva fyysistä kuiteista ja arkistoi ne koneellesi oikeisiin kansioihin.
3. Ota käyttöön arkistointijärjestelmä
Selkeä arkistointijärjestelmä on ratkaisevan tärkeää järjestyksessä pysymisen kannalta. Arkistoi niin fyysiset tiedostot kuin koneelta löytyvät asiakirjat ja sähköpostit, niin löydät helposti tärkeät viestit kun niitä tarvitset.
Fyysisille tiedostoille voit hankkia tarpeesi mukaan vain muutaman mapin tai vaikkapa kokonaisen arkistokaapin, josta löytyy välilehdet kaikille luokille. Minkä tahansa järjestelmän valitset, varmista, että se toimii sinulle ja on helppo ylläpitää.
4. Käytä värikoodeja ja tarroja
Jos fyysisiä kansioita ja mappeja on vielä useita, ovat tarrat loistava tapa pitää toimistosi järjestyksessä. Merkitse kansiosi, tiedostosi ja laatikkosi, jotta löydät tarvitsemasi helposti ja nopeasti. Harkitse värillisten tarrojen käyttöä eri luokissa tai projekteissa, jotta niiden tunnistaminen ja löytäminen on entistä helpompaa.
5. Pidä työpöytäsi puhtaana
Työpöytäsi tulee olla puhdas ja sotkuton työtila. Tämä tarkoittaa, että pöydällä on kulloinkin vain se, mitä tarvitset. Kaikki muu on hyvä säilyttää laatikossa tai arkistokaappissa. Tämä auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja vähentämään häiriötekijöitä.
6. Luo itsellesi aikataulu
Aikataulu on loistava tapa varmistaa, että kaikki tulee tehtyä ajallaan. Tee aikataulu jokaiselle päivälle ja varaa tietyt ajat eri tehtäville. Tämä auttaa sinua pysymään oikeilla raiteilla ja varmistamaan, että saat kaiken tarvitsemasi valmiiksi. Muista varata aikaa myös toimiston rutiinihommille, jotta kuitti- ja laskupinot eivät ala kasaantumaan saman tien uudelleen.
Ja jos tuntuu siltä, että laskut, kuitit ja tositteet vain kertyvät ja katoilevat, hommaa avuksi Virtuaaliassari. Me luomme toimivat arkistointijärjestelmät ja pidämme huolen, että kaikki tarvitsemasi on siellä missä pitääkin!
