“Kyllä joku sen hoitaa”, lukeutuu kuuluisiin viimeisiin sanoihin työyhteisössä. Valitettavaa on, että kun homman hoitajana on “joku”, se ei oikeastaan kuulu vielä kenenkään työpöydälle ja viime kädessä yrittäjä itse venyttää päiväänsä rutiinihommien parissa. Listalta saattaa löytyä pieniä ylimääräisiä tehtäviä, kasa tarkistamattomia myyntilaskuja tai liuta luottokorttikuitteja, joihin ei ole aikaa työpäivän aikana keskittyä. Mutta miten saat ylikuormitusta purettua sähköpostitulva tai kuittirumba kerrallaan?
1. Laita yrityksesi toiminnot ruotuun
Aloita tekemällä lista niistä asioista, jotka täytyy tulla yrityksessäsi hoidetuksi viikko-, kuukausi- ja jopa vuositasolla. Tämä lista realisoi todellisen työmäärän, joka kuluu pelkästään yrityksesi arjen ylläpitoon.
Suurimman hyödyn saat, kun listaat ne pienimmätkin arkiset tehtävät, jotka odottavat tekijäänsä siellä to do -listan hännillä. Vaikka tehtävä tuntuisikin mitättömältä muutaman minuutin hommalta, on nekin tärkeää listata, sillä jonkun on käytettävä myös niihin aikaa työpäivästään. Tehtävien kompleksisuutta ei myöskään kannata vähätellä, sillä harvemmin ne nopeat tai helpotkaan hommat hoituvat itsekseen.
2. Kuka tekee, mitä tekee vai tekeekö kukaan?
Seuraava steppi on selkeyttää, mitä tehtäviä kenenkin työpöydällä jo on. Kun kaikille on selvää, mitä kollegan työpöydälle oikeasti kuuluu, helpottuu myös avun löytäminen työpaikan arjen huoliin.
Mikäli listaltasi löytyy tässä kohtaa vielä kourallinen tehtäviä, jotka ovat tähän asti olleet sen kuuluisan “jonkun” työpöydällä, on aika miettiä löytyykö työyhteisöstä ihminen, jonka työpöytä kestää vielä yhden jos toisen ylimääräisen tehtävän tai löytyykö tehtävälle edes vaadittua osaamista tiimistäsi? Olennaista tässä kohtaa on myös selvittää, jääkö sellaisia tehtäviä, joita kenelläkään ei oikeastaan ole aikaa hoitaa
3. Stop mikromanageroinnille
Työtehtävienkin kanssa voi kokea tietynlaista luopumisen tuskaa, kun jätät tehtävän kollegasi tai työntekijäsi työpöydälle. Saattaa tuntua, että jos vain itse hoitaisi homman toteutuisi se helpommin ja nopeammin ja myös lopputulos olisi varmasti se mitä odotan.
Uusiin vastuualueisiin kuuluu tietenkin aina perehdytys, jotta edellytykset tehtävän suorittamiselle on luotu. Mitä huolellisemmin perehdytys toteutuu, sitä vähemmän tehtävään tarvitsee itse käyttää aikaa vastaisuudessa. Todellisuudessa se, että perehdytät tehtävän toiselle ihmiselle, jotta voit mikromanageroida tekemistä ei säästä sinun aikaasi juuri yhtään. Joten varmista riittävän kattava briiffi tehtävän haltuunotosta, kerro mistä pyytää apua ja ota reipas takavasen. Tämä yksinään vapauttaa taatusti lisää aikaa kalenteriisi.
4. Vielä ne viimeiset muttei vähäisimmät
Palataan vielä niihin tehtäviin, joille ei löytynyt tekijää tai ylimääräistä aikaa. Nämä saattoivat olla sellaisia, jotka eivät kuulu oikeastaan kenenkään ydinosaamiseen tai yksinkertaisesti ne ovat niitä päivän päätteeksi jätettyjä juttuja, jotka eivät erityisesti innosta tai inspiroi ketään.
Vaihtoehtona on miettiä sopivan henkilön rekrytointia näiden tehtävien pariin, jotta voit tiristää itsellesi inhimilliset työajat. Mikäli tekijän tarve kuitenkin on vain muutamiin roikkuviin tehtäviin tai sesonkeihin sidonnaista, voi vakituisen assistentin tai sihteerin palkkaaminen tuntua liialliselta. Tällöin kannattaa avuksi ottaa vaikka Virtuaaliassari, joka sopeutuu juuri yrityksesi tarpeisiin.
5. Mutta siis miksi?
Paljon melua turhasta? No ei! Jutun juoni on se, ettei yrittäjyyden tarvitsisi olla epäinhimillisiä työaikoja ja stressin täyteisiä vapaailtoja. Mikäli tuntuu, että aikaa kuluu ydintekemisen ulkopuolisiin asioihin enemmän kuin toivoisit, voi aika tehtävien delegoinnille olla paikallaan. Kuitenkin yrityksen arkeen kuuluu vino pino rutiinitehtäviä, jotka voisi ihan hyvin luovuttaa jonkun muun haltuun!
Anna itsellesi lupa jättää työt työpaikalle ja nappaa avuksi ammattitaitoinen Virtuaaliassari!
