Edustuskulut ovat yritystoiminnan kuluja, jotka syntyvät yleensä uusien liikesuhteiden luomisesta, olemassa olevien suhteiden ylläpitämisestä tai liiketoimintayhteistyön edistämisestä. Näitä kuluja syntyy tyypillisesti asiakastapahtumista, illallisista, lahjoista tai muista vastaavista toimista. Edustuskulut sisältävät kuitenkin usein henkilökohtaisia tai ylellisiä elementtejä, minkä vuoksi niiden verovähennysoikeus on rajattu.
Edustuskulujen verokohtelu
Edustuskulujen verotus määräytyy sekä tuloverotuksen että arvonlisäverotuksen sääntöjen mukaan:
- Tuloverotus: 50 % vähennyskelpoisuus
- Edustuskuluista vain 50 % voidaan vähentää yrityksen verotettavasta tuloksesta tuloverotuksessa. Tämä koskee esimerkiksi asiakasillallisia, ravintolakuluja ja muita liikesuhteiden hoitoon liittyviä menoja.
- Rajoitus perustuu siihen, että edustuskuluilla on usein liiketoiminnallisten tavoitteiden ohella myös henkilökohtaisia tai ylellisiä piirteitä.
- Arvonlisäverotus: ei vähennysoikeutta
- Edustuskuluista maksettua arvonlisäveroa ei saa vähentää ALV-laskelmassa. Tämä tarkoittaa, että edustuskuluihin sisältyvä ALV jää yrityksen kustannukseksi, toisin kuin monissa muissa liiketoimintamenoissa.
Edustuskulujen ja muiden kulujen rajanveto
On tärkeää erottaa edustuskulut muista liiketoiminnan kuluista, kuten markkinointi-, neuvottelu- ja henkilöstökuluista, sillä näiden kulujen verokohtelu eroaa merkittävästi.
Milloin kyseessä on edustuskulu?
Tilaisuuden luonne ja tarkoitus sekä osallistujat ratkaisevat, katsotaanko kulu edustuskuluksi. Tyypillisiä edustuskuluja ovat:
- Ravintola- ja tarjoilukulut, jotka kohdistuvat yrityksen ulkopuolisille henkilöille, kuten asiakkaille tai liikekumppaneille.
- Edustuslahjat, kuten yksilölliset lahjat tai alkoholilahjat.
- Matka- ja majoituskulut, jotka liittyvät edustustilaisuuksiin.
Tilaisuus on edustustilaisuus, jos se:
- Kohdistuu yrityksen ulkopuolisille henkilöille.
- Tavoittelee liikesuhteiden luomista tai ylläpitämistä.
- Sisältää vieraanvaraisuutta, kuten ruokailua, viihdettä tai muita vapaa-ajan elementtejä.
Milloin kyseessä on markkinointi- tai neuvottelukulu?
- Markkinointitilaisuudet:
- ALV-vähennyskelpoisia, jos ne on suunnattu ennalta rajaamattomalle yleisölle tai tietylle kohderyhmälle.
- Runsas asiaohjelma ja vähäiset tarjoilut puoltaisivat tilaisuuden katsomista markkinointikuluksi.
- Neuvottelukulut:
- Esimerkiksi asiakkaalle tarjotut tavanomaiset kahvi- ja lounastarjoilut liikeneuvottelun yhteydessä. Näitä kuluja pidetään vähennyskelpoisina tuloverotuksessa ja ALV-vähennyskelpoisuuden piirissä.
Henkilökuntaan liittyvät kulut
Henkilöstön virkistystilaisuudet ja edut ovat pääsääntöisesti ALV-vähennyskelpoisia, jos ne liittyvät läheisesti liiketoimintaan. Esimerkiksi:
- Virkistystilaisuudet: Koko henkilöstölle järjestetyt tapahtumat ovat ALV-vähennyskelpoisia, vaikka niihin sisältyisi alkoholia.
- Koulutuskulut: Henkilöstön koulutustilaisuuksiin liittyvät menot ovat vähennyskelpoisia.
Lahjat: mainoslahjat vs. edustuslahjat
- Mainoslahjat:
- ALV-vähennyskelpoisia, jos ne ovat tavanomaisia ja arvoltaan vähäisiä, kuten logolla varustetut massalahjat.
- Edustuslahjat:
- Yksilölliset lahjat, kuten alkoholituotteet, eivät ole ALV-vähennyskelpoisia. Ne kuuluvat edustuskulujen piiriin.
Yhteenveto
Edustuskulujen verokohtelu on tiukasti säänneltyä, ja niiden dokumentointi on erittäin tärkeää. Yrityksen kannattaa varmistaa, että kunkin tilaisuuden ja kulun tarkoitus sekä luonne on selkeästi määritelty ja dokumentoitu, jotta verokohtelu voidaan arvioida oikein. Tarvittaessa on hyvä konsultoida asiantuntijaa, jotta rajanveto eri kulutyyppeihin tehdään oikein.
- Tuloverotus: Edustuskuluista vain 50 % vähennyskelpoisia.
- ALV-vähennykset: Edustuskuluista ei ALV-vähennysoikeutta.
- Dokumentointi: Tilaisuuden luonne, osallistujat ja kuluja koskevat tarkat tiedot on syytä kirjata huolellisesti.
Heräsikö kysymyksiä, tarvitseko apukäsiä? Kurkkaa palvelumme täältä!
