Annan työpäivä
Moikka, olen Anna, ja haluaisin jakaa teille, miltä tyypillinen työpäiväni Virtuaaliassarina näyttää! Virtuaaliassarin rooli on monipuolinen ja jokainen päivä tuo mukanaan uusia haasteita, mutta päiväni rakentuvat tietynlaiseen rutiiniin ja suunnitelmallisuuteen.
Päivän valmistelu
Aloitan seuraavaa päivääni yleensä jo edellisenä iltapäivänä. Tiedän, että työpäivä alkaa sujuvammin, kun olen ennakoivasti aikatauluttanut tehtäväni. Laitan siis valmiiksi seuraavan päivän tehtävät ja tarkistan, että kaikki tarvittavat materiaalit ovat saatavilla. Tämä luo hyvän pohjan työpäivälleni.
Sähköpostit ja Teams-viestit
Kun astun työpöydälleni seuraavana aamuna, tarkistan ensin sähköpostit – minulla on yleensä 12 eri meiliä eri asiakkailta ja tiimeiltä, jotka odottavat vastaustani. Lisäksi hyödynnän Teamsin kautta tulevia viestejä, joissa saattaa olla tärkeitä tiedotteita tai tehtäviä. Käyn ne kaikki läpi, jotta voin priorisoida työtehtäviäni ja varmistaa, ettei mikään jää huomaamatta.
Aikataulutus ja tehtävien priorisointi
Tämän jälkeen käyn läpi päivälleni aikataulutetut tehtävät ja varmistan, että huomioin kaikki uudet tehtävät tai viestit, jotka ovat tulleet sähköposteihin tai Teamsiin. Seuraan tarkasti, että aikataulutuksen mukaan kaikki etenee sujuvasti ja varmistetaan, että päiväni on hyvin suunniteltu.
Aamupäivän työtehtävät
Aamupäivä on minulle yleensä tehokasta aikaa. Tällöin hoidan asiakkaideni nettimyyntiä, teen tarjouksia ja ylläpidän CRM-järjestelmää. Myyntireskontran hoidan heti aamusta, sillä se on tärkeää pitää ajan tasalla. Kiinteät tehtävät, kuten laskutus ja raportointi, pyrin hoitamaan aina heti aamupäivästä.
Kokoukset ja hallinnon tehtävät
Aamupäivän tehtävien jälkeen siirryn yleensä kokouksiin. Kokoukset ovat tärkeä osa työtäni, sillä ne auttavat ylläpitämään asiakassuhteita ja varmistamaan, että projektit etenevät. Kokousten lisäksi hoidan myös säätiötoiminnan hallinnon assistentin tehtäviä: kokousten järjestelyt, virallisten rekisterien ylläpito sekä asiakirjojen ja pöytäkirjojen tarkastaminen ja arkistointi.
Iltapäivän toimenpiteet
Iltapäivällä siirryn usein asiakaspalveluun ja myyntiin liittyviin tehtäviin. Toimin osaltaan sales assistantina, account managerina ja konsulttina asiakaspalvelussa sekä verkkokauppojen hallinnassa. Vastaan asiakaskyselyihin, tuen asiakkaita heidän tarpeissaan ja varmistan, että kaikki sujuu mutkattomasti myös asiakkaan sovelluksen nettimyynnissä.
Päivän päätteeksi
Päivän päätteeksi tarkistan vielä, että kaikki tehtävät on saatu hoidettua ja jos jokin on jäänyt kesken, teen muistutuksia tai järjestän aikatauluja seuraavalle päivälle. Sitten on aika suunnitella seuraava työpäivä ja valmistautua uusiin haasteisiin.
Tämä on vain yksi esimerkki siitä, miten organisoitu ja tehokas työpäivä Virtuaaliassarilla voi olla. Meidän tiimillä on monenlaisia tehtäviä eri asiakkaille ja jokainen päivä tuo jotain uutta ja jännittävää. Jos kaipaat apua ajanhallinnassa, tehtävien delegoinnissa tai yleisessä työtehtävien hallinnassa, autamme mielellämme!