Sannan työpäivä
Moikka, olen Sanna, Virtuaaliassarin toimitusjohtaja. Mutta ennen kaikkea olen asiakkailleni korvaamaton tuki johdon assistenttina! Millainen on päiväni, kun pidän huolen siitä, että johtajat voivat keskittyä olennaiseen?
Meilit ja kiireelliset tehtävät
Päiväni alkaa sähköpostien tarkistamisella, ja tällä hetkellä minulla on neljä asiakasta, joten meilejä riittää. Erityisesti alkuvuodesta keskitytään tilinpäätöksien loppuunsaattamiseen, mikä tarkoittaa kuittien etsimistä, käyttäjätunnusten poistamista ja liiketoiminnan lukujen tarkistamista. Yhteistyö asiakkaan kirjanpitäjän kanssa on tässä vaiheessa tärkeää. Lisäksi verottajan ohjeistukset muuttuvat, ja ohjeistan asiakkaan henkilöstöä Slackissä sekä päivitän asiakirjat asiakkaan intran puolelle.
Tapaamisten varausta ja kalenterointia
Kun tilinpäätösten ja muiden hallinnollisten tehtävien osalta on edistytty, varaan asiakkailleni tapaamisia ja hoidan kalenterointia. Tämän lisäksi läpikäyn meilit ja teen kiireellisiä reagointeja. Tehtäviä tulee jatkuvasti, ja työpäivän aikana hoidan useita pieniä asioita maaliin samalla kun edistän isompia, aikaa vaativia projekteja.
HR-tehtävät, palkat ja kilpailutukset
Päivän aikana teen monenlaista työtä. HR-tehtävät, kuten palkanlaskenta ja avustava kirjanpito, kuuluvat toimenkuvaani. Hoidan myös dokumenttien hallintaa, kilpailutusta ja sopimusten tarkastamista. Tehtäväni on tukea asiakasta kaikessa hallinnollisessa ja operatiivisessa, ja varmistaa, että asiat etenevät sujuvasti.
Toimarin tukena ja sidosryhmien kanssa kommunikointi
Päivän edetessä toiminnan painopiste siirtyy enemmän ulospäin. Toimin eräänlaisena toimitusjohtajan käden jatkeena sidosryhmiin, henkilöstöön, johtoon ja yhteistyökumppaneihin päin. Minun tehtäväni on helpottaa toimitusjohtajan arkea, tekemällä asiat niin valmiiksi kuin mahdollista. Työskentelen monen eri tahon kanssa ja varmistan, että kaikki juoksee. Tämä on osa asiantuntijuuttani, ja koska minulla on pitkä kokemus niin palkkatöistä kuin yrittäjänä toimimisesta, voin tarjota asiakkaillemme täyden palvelun.
Samanlaiset ja silti erilaiset tehtävät
Minulla on asiakkaita eri aloilta, joten päivän tehtävät vaihtelevat sen mukaan. On kuitenkin paljon yhtäläisyyksiä: kalenterointi, dokumenttien hallinta, palkat, sopimukset, kilpailutukset, asiakaspalvelu ja yhteydenpito. Johdon assarina tehtäviin kuuluu paljon erilaista työtä, mutta se on luontevaa ja tulee itsestään pitkän kokemuksen myötä. Tämä on juuri sitä, mitä rakastan tehdä – tukea asiakkaita niin, että he voivat keskittyä olennaiseen ja minä hoidan muut asiat puolestaan.
Monipuolinen ja vauhdikas työpäivä tuo jatkuvasti uusia haasteita, mutta samalla se muistuttaa minua siitä, kuinka tärkeää on tukea asiakkaita heidän liiketoiminnassaan. Jatkan eteenpäin ilolla, sillä tämä on juuri sitä työtä, jossa voin käyttää asiantuntemustani parhaalla mahdollisella tavalla!