Kirjanpito on tietojärjestelmä, jossa ylläpidetään tietoa yrityksen tai yhteisön taloudellisesta toiminnasta ja tilasta yksittäisen liiketapahtuman tarkkuudella. Kirjanpito perustuu tositteisiin eli laskuihin, kuitteihin, tiliotteisiin ja muihin kirjallisiin dokumentteihin. Kaikista yrityksen liiketoimista, maksutapahtumista ja muista tapahtumista täytyy olla kirjallinen tosite, joka kertoo riittävän tarkat tiedot liiketoiminnan sisällöstä, osapuolista, rahamääristä ja arvonlisäveroista.
Kirjanpitoon ei riitä pelkkä maksukuitti tai merkintä tiliotteella, vaan siihen vaaditaan yllättävän yksityiskohtaisia ja kattavia tositteita.
Muista tosite, kun hoidat yrityksen asioita
Kaikista myynneistä, ostoista, kuluista ja hankinnoista pitää olla kunnollinen kuitti tai lasku. Nämä kannattaakin laatia ja kerätä talteen heti, kun asioita tehdään. Jos ajat taksilla yrityksen asioiden hoitamisen yhteydessä, niin ota taksikuitti talteen tai jos käytät omaa autoa yrityksen asioiden hoitamisessa, pidä ajopäiväkirjaa. Kun viet asiakkaita lounaalle, muista ottaa ravintolakuitti talteen ja kirjoittaa siihen osallistujien nimet. Myös vuokrasopimuksen laatiminen kirjallisesti on tärkeää, sillä sopimus on hyvä esimerkki tositteesta.
Tarkista saamasi tosite
Tarkista, että tositteesta löytyy seuraavat tiedot: myyjäyrityksen nimi ja Y-tunnus, tuotteen/palvelun yksilöinti ja sen hinta sekä ALV-erittely. Jos yrityksesi on ALV-velvollinen, muista, että kaikissa kuiteissa ja laskuissa on oltava tarkat ALV-tiedot eli mikä on ALV-prosentti ja mikä on ALV:n rahamäärä euroissa. Muistathan myös sen, että jos ostoksen arvo on yli 400 euroa, täytyy kuitilla/laskulla olla myös ostajana olevan yrityksen nimi ja Y-tunnus. Jos ostetaan muusta EU-maasta, tositteella täytyy näkyä sekä myyjän että ostajan ALV-tunniste eli VAT-numero. Jos et ole saanut kuittia tai se on ollut puutteellinen, pyydä myyjältä kirjanpitokelpoinen tosite.
Tositteet liitetään kirjanpidon aineistoon kokonaisina
Tositteiden pitää olla alkuperäisiä, kirjanpitovelvolliselle osoitettuja, luettavia ja kokonaisia. Tosite voidaan muuttaa toiseen muotoon kirjanpidon laatimista varten, esimerkiksi paperilasku pdf-kuvaksi tai kuitti valokuvaksi – kaikki tiedot pitää tällöin näkyä. Tosite voi siis olla sähköinen tai paperia ja se voi muodostua yhdestä tai useammasta osasta.
Käytä kirjanpitäjääsi tietopankkina
Ulkopuolisen kirjanpitäjän käyttäminen lisää uskottavuutta. Samalla sinulla on rinnallasi joku, jolta voit kysyä neuvoa missä tahansa yrityksen taloudenpitoa koskevissa asioissa. Nykyään yrittäjät odottavat kirjanpitäjältä usein myös aktiivisuutta, joka näkyy esimerkiksi muistutuksina eri ilmoitusvelvollisuuksista, talouden analyyseissa yms. Näin kirjanpitäjä tukee yrityksesi talousjohtamista.
Ole itse aktiivinen – toimita tositteet kirjanpitoon ajoissa
On hyvä keskustella ja sopia kirjanpitäjän kanssa, millaisella aikataululla tositteet toimitetaan kirjanpitoon. Yleensä helpointa on toimittaa tositteet sitä mukaan kuin niitä kertyy tai vähintään kuukausittain. Jos itse hoidat tositteiden kirjauksen sähköiseen taloushallintoon, niin hoida kirjaukset ajoissa.
Jos kaipaat kuittikirjanpidossa apua, huikkaa: jeesaamme mielellämme!
