Hannan työpäivä
Moikka, olen Hanna, Virtuaaliassarin operatiivinen johtaja – ja se tarkoittaa, että pidän langat käsissä ja huolehdin, että hommat etenevät sujuvasti! Millainen on päiväni, kun varmistan, että asiakkaiden arki rullaa ja tiimi toimii tehokkaasti?
Aamu
Lähdin aamulla seitsemän jälkeen asiakkaalle, ja matkaa kertyi noin 45 minuuttia. Asiakkaan kanssa vietetään aina aamukahvit porukalla, vaihdetaan kuulumiset ja yleensä heitetään vähän huumoria. Tää on ihan tärkeä osuus päivää, sillä se luo yhteishenkeä ja jaksamista koko päiväksi. Kahdeksalta tarkastan sähköpostit ja vastailen kiireellisimpiin viesteihin, erityisesti asiakkaiden kysymyksiin ja hallinnollisiin asioihin kuten tilinpäätökseen ja HR-puoleen liittyviin juttuihin.
Aamupäivä
Seuraavaksi siirrytään asiakkaan uuden järjestelmän käyttöönottoon – tähän on varattu kaksi tuntia. Toimin pääkäyttäjänä, joten haluan hoitaa järjestelmän haltuun ottaen kunnialla. Tiedän, että tämä tulee olemaan hyödyllistä myös myynnillisesti tulevaisuudessa. Lyhyen kahvitauon aikana tarkastan asiakkaan ostolaskut ja luen meilit. Kun hoitaa asiakkaan info- tai toimistomeiliä, siellä on aina jotain hoidettavaa. Tässä tapauksessa kirjanpitäjä antoi luvan sulkea edellisen kuukauden, koska aineistot täsmäsivät ja kaikki oli kunnossa.
Iltapäivä
Palkkahallinto: Tarkastan asiakkaan työntekijöiden tuntikortit, teen tarvittavat korjaukset ja tiedustelen puuttuvat merkinnät. Palkkahallinto on tarkkaa hommaa, sillä kyseessä on ihmisten rahojen oikeellisuus. Meidän täytyy tehdä kaikki oikein alusta loppuun.
Yksi asiakas soittaa ja pyytää ulkomaan maksua suoraan pankista toimittajalle. Tämä pitää hoitaa nopeasti, sillä ulkomaiset toimittajat eivät lähde liikkeelle ilman maksuja. Maksu lähtee pankista ja tarvittavat dokumentit lähetetään kuittauksena yhteyshenkilölle. Samalla asiakkaan muut asiat etenevät. Syötän muutaman toimittajan ostolaskut järjestelmään, koska he eivät voi lähettää niitä verkkolaskuina. Työntekijöitä muistutan myös ilmoittamaan tunnit, jotta saamme palkanlaskennan tehtyä ajallaan.
Lounas ja tiimipalaveri
Lounas syödään asiakasporukalla – täysillä höpinöillä ja hyvällä porukalla. Aina yhtä mukavaa! Lounaan jälkeen meilit asiakkaille: Muistutuksia eri asioista, kuten puuttuvista kuiteista tai erään palvelun irtisanomisesta. Me muistamme asiakkaiden puolesta, jotta heidän ei tarvitse huolehtia asioista. Tiimipalaveri on päivän tärkeä osuus. Käymme läpi fiilikset, eilisen päivän polttavat asiat ja mahdolliset ongelmat. Se on kuin terapiaa tiimille – huolehdimme siitä, että kaikki voi hyvin.
Iltapäivän loppu
Kick off -suunnittelupalaveri asiakkaalle. Käymme asiat läpi ja varmistamme, että kaikki tietää omat tehtävänsä. Koko porukka on samalla viivalla ja fiilis on hyvä – lähdetään hommiin! Myyntilaskut lähetetään ja kuitataan asiakkaalle. Asiakas antaa usein sydän-emoji-reaktion keltaisen peukun sijaan, mikä kertoo siitä, että olemme tehneet hyvää työtä. Välillä asiakkaat soittavat ja juttelevat mukavia. Sparraus ja tuki asiakkaalle ovat tärkeitä. Välillä riittää, että on paikalla ja kuuntelee. Se voi olla erittäin terapeuttista!
Päivän päätös
Viimeiseksi käyn läpi omat meilit ja varmistan, ettei mitään tärkeää jää vastaamatta. Varmistan myös tarjouksieni tilanteen ja vastaan mahdollisiin kyselyihin. Liidit kontaktoidaan heti tai viimeistään seuraavana päivänä. Käyn läpi kaikki viestintäkanavat, kuten WhatsAppin, Slackin ja Teamsin, useaan otteeseen päivän mittaan. Pidän huolen siitä, ettei mitään tärkeää jää huomioimatta. Projektinhallintatyökalu tarkastetaan, ja varmistetaan, että kaikki päivän tehtävät on hoidettu – ”pajatso on tyhjennetty”. Jos ei, niin tiedän, että siitäkin selvitään!
Tässä Hannan tiistaipäivä, joka on täynnä tehokkuutta, asiakaspalvelua ja huolellista työnhallintaa!