Tietosuoja- ja rekisteriseloste
Yksityisyyden suoja
Evästeet
Virtuaaliassari.fi kerää joitakin käyttäjäkohtaisia tietoja käyttämällä evästeitä (”cookies”). Eväste on vierailijan selaimelle lähetettävä pieni tekstitiedosto, joka yleensä sisältää anonyymin tunnistenumeron. Vierailijan henkilöllisyys ei käy ilmi evästeiden avulla. Lisätietoja evästeistä Viestintäviraston sivuilta.
Käytämme evästeitä:
– Kävijäliikenteen analysointiin
– Mainonnan kohdentamiseen
Jos et halua hyväksyä evästeitä, voit muuttaa selaimesi selainasetuksia. Huomaathan, että katsomme sinun hyväksyneen evästeiden käytön, ellet poista niitä käytöstä.
Tietosuojaan liittyvät kysymykset
Jos sinulla on Konttorin Starat Oy:n (Virtuaaliassari.fi) tietosuojakäytäntöön tai tietojen käsittelemiseen liittyviä kysymyksiä tai huolenaiheita, ota meihin yhteyttä.
Rekisteri- ja tietosuojaselosteet
Tämä on Konttorin Starat Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.04.2018. Viimeisin muutos 9.3.2024.
Konttorin Starat Oy:n asiakasrekisteri
Rekisteriseloste on Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen
1) Rekisterinpitäjä
Konttorin Starat Oy (2734522-8)
Niittytaival 13
02200 ESPOO
2) Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
3) Rekisterin nimi
ASIAKASREKISTERI
4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi. Rekisteröidyille voidaan lähettää asiakassuhteeseen liittyvää suoramarkkinointia. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen tiedot voidaan siirtää rekisterinpitäjän suoramarkkinointirekisteriin. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu olla yhteydessä asiakkaisiin ja asiakassuhteen ylläpitoa varten. Tietoja luovutetaan kolmannelle osapuolelletilitoimistolle siltä osin, kun se on tarpeen rekisterinpitäjän taloushallinnon ja erityisesti laskutuksen järjestämiseksi. Markkinointi- ja asiakaspavelutyötä tekevä alihankkija saattaa myös käsitellä Konttorin Starat Oy:n ylläpitämiä rekistereitä.
5) Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, ammatti/arvo/titteli. Lisäksi rekisteri sisältää tietoja siitä yrityksestä, jossa henkilö toimii. Tällaisia tietoja voivat olla yrityksen nimi, yritys- ja yhteisötunnus ja osoitetiedot. Laskut ja kuitit säilytetään 8 vuoden ajan niiden päivämäärästä lukien.
6) Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteritiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai YTJ-tietojärjestelmästä tai muista julkisista yhteisörekistereistä sekä julkisesta tietoverkosta, esimerkiksi asiakasyrityksen internet –sivuilta. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan myös Konttorin Starat Oy:n ylläpitämän verkkosivun Virtuaaliassari.fi kautta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, tarjouspyynnöistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7) Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta rekisteristä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
8) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain 22a §:n mukaisesti. Rekisterin tietoja ei siirretä suoraan Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja säilytetään palvelintoimittajan palvelimella, jonka palvelimet ovat EU:n ulkopuolella. Siirronsaaja on Privacy Shield listattu ja sitoutunut noudattamaan EU:n lakeja.
9) Rekisterin suojauksen periaatteet
ATK:lla käsiteltävät tiedot on tietoverkossa suojattu salasanalla ja aineistoon on annettu käyttöoikeus vain rekisterinpitäjän henkilöstölle asiakassuhteen hoitamista varten. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. ATK-laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
10) Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11) Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä, milloin tahansa seuraavia tilanteita lukuun ottamatta:
- sinulla on avoin asia asiakaspalvelussa
- sinulla on avoin palvelusopimus
- sinua epäillään palveluidemme väärinkäytöstä tai olet käyttänyt palveluitamme väärin viimeisten neljän vuoden aikana
- jos olet tehnyt palvelusopimuksen, säilytämme tilaukseen liittyvät henkilötietosi kirjanpitosäännösten perusteella
Konttorin Starat Oy:n suoramarkkinointirekisteri
Rekisteriseloste on Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen
1) Rekisterinpitäjä
Konttorin Starat Oy (2734522-8)
Niittytaival 13
02200 ESPOO
2) Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
3) Rekisterin nimi
SUORAMARKKINOINTIREKISTERI
4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointitarkoituksessa. Rekisteröidyille voidaan lähettää hänen työtehtäviinsä liittyvää informaatiota esimerkiksi sähköisen uutiskirjeen muodossa sekä business-to-business –markkinointia ja muuta suoramarkkinointia. Sähköistä suoramarkkinointia lähetetään ainoastaan yhteisöille osoitettuna rekisterin sisältämiin työsähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot rekisteristä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu olla yhteydessä asiakkaisiin tai henkilön suostumus suoramarkkinointiin. Henkilötietojen käsittely voidaan erikseen tehtävillä sopimuksilla ulkoistaa toimeksisaajalle, kuten mainos- tai markkinointitoimistolle. Markkinointi- ja asiakaspavelutyötä tekevä alihankkija saattaa myös käsitellä Konttorin Starat Oy:n ylläpitämiä rekistereitä.
5) Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Lisäksi rekisteri voi sisältää muita tietoja siitä yrityksestä ja tehtävästä, jossa henkilö toimii. Tällaisia tietoja voivat olla yrityksen nimi, yritys- ja yhteisötunnus ja osoitetiedot, lähetetyt tarjoukset, tiedot yhteydenotoista ja muut muistiinpanot.
6) Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteritiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai YTJ-tietojärjestelmästä tai muista julkisista yhteisörekistereistä sekä julkisesta tietoverkosta kuten www-sivuilta sekä muista julkisista lähteistä. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan myös Konttorin Starat Oy:n ylläpitämän verkkosivun Virtuaaliassari.fi kautta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7) Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta rekisteristä.
8) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain 22a §:n mukaisesti. Rekisterin sisältämiä nimi ja sähköpostiosoitetietoja on tallennettu palvelintoimittajan palvelimelle, jonka palvelimet ovat EU:n ulkopuolella. Siirronsaaja on Privacy Shield listattu ja sitoutunut noudattamaan EU:n lakeja.
9) Rekisterin suojauksen periaatteet
ATK:lla käsiteltävät tiedot on tietoverkossa suojattu salasanalla ja aineistoon on annettu käyttöoikeus vain rekisterinpitäjän henkilöstölle asiakassuhteen hoitamista varten. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. ATK-laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
10) Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11) Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).